Udda äventyr 2009

Riktlinjer

Riktlinjer - Arrangemang av kurser, resor och avsuttna aktiviteter i ARKs regi (UTKAST)


Version: 0.9 Beslutade av styrelsen 2019-xx-yy. Publicerade på ARKs hemsida 2019-06-06


1. Ändamål

Akademiska Ridklubben i Stockholm (ARK) är en kamratförening som på ideell basis arrangerar uppsuttna och avsuttna aktiviteter med häst/ridanknytning. Dessa Riktlinjer har till uppgift att ge guidning i samband med arrangemang av kurser, resor och avsuttna aktiviteter inom ARKs regi.


2. Roller och ansvar

Inom ARK finns tre roller definierade i syfte att tydliggöra ansvar och befogenheter för planering och genomförande av aktiviteter.
Dessa är:
a. Sektionsansvarig
b. Anläggningsansvarig
c. Aktivitetsansvarig

a. Sektionsansvarig
Sektionsansvarig har följande ansvar inom sitt specifika område:
a) Utvecklingsansvar
- Verka för ett attraktivt utbud av anläggningar och bredd i aktiviteter
- Säkerställa kvaliteten på anordnade aktiviteter
- Fånga upp och utvärdera förslag från medlemmar gällande nya anläggningar och verksamheter

b) Samordningsansvar
- Hålla översikt över planeringen av aktiviteter så att ett attraktivt utbud tillhandahålls under året

c) Verksamhetsrapportering
- Skriva verksamhetsrapport inom området inför årsmötet
- Bidra till medlemsblad och andra informationsaktiviteter vid behov
Sektionsansvarig utses av styrelsen på årsbasis. Det är en fördel om utsedd person är del av styrelsen då regelbunden rapportering sker på styrelsemöten, det är dock inget krav. Om utsedd person ej är med i styrelsen behöver denna person adjungeras till de möten då uppföljning ska ske.
Nedanstående områden ska normalt ha en sektionsansvarig utsedd:
• Dressyr
• Hoppning
• Jakt & Äventyr
• Klassikern

b. Anläggningsansvarig
Anläggningsansvarig är kontaktperson och huvudansvarig för ARKs aktiviteter gentemot respektive ridanläggning och kursställe. Anläggningsansvarig utses bland styrelsemedlemmarna för varje verksamhetsår. Denna person har det övergripande ansvaret för samarbetet med aktuell anläggning och bokning av ARK-aktiviteter på aktuell anläggning. Anläggningsansvarig ska följa upp hur genomförda aktiviteter på anläggningen har fungerat och fånga upp återkoppling både från anläggningen och från deltagande medlemmar.
Det är önskvärt att Anläggningsansvarig besöker (deltar i ARK-aktivitet eller egen aktivitet) anläggning hen har ansvar för regelbundet, företrädesvis i egenskap av Aktivitetsansvarig.
För att inte begränsa övriga medlemmars tillträde till attraktiva anläggningar får Anläggningsansvarig agera Aktivitetsansvarig på max hälften av årets aktiviteter. Utöver dessa tillfällen ska ej Anläggningsansvarig ta plats på aktuell anläggning om det är en fullsatt aktivitet.
Om lämplig Aktivitetsansvarig saknas är det dock fritt för Anläggningsansvarig att ta rollen som Aktivitetsansvarig fler gånger.

c. Aktivitetsansvarig
Aktivitetsansvarig är den person som driver ett arrangemang. Aktivitetsansvarig kan vara vem som helst som är medlem i ARK som bedöms lämplig att hålla i ett arrangemang.
Aktivitetsansvarig utses av Anläggningsansvarig när en bokning har skett på en anläggning. Se ytterligare riktlinjer rörande bokning av aktivitet i kapitel 3a respektive 3b.
För att bli Aktivitetsansvarig ska man uppfylla följande kriterier:
• Uppfylla anläggningens nivåkriterier (om sådana finns)
• Vara en god ambassadör för ARK
• Bidra till god stämning
• Kunna hantera uppkomna problem

Aktivitetsansvarig har följande ansvar:
i. Ansvar innan aktivitet
• Ta emot anmälningar
• Verka för att aktivitet blir fullbokad
• Hantera väntelista
• Kontrollera bokningsläge och om det ej blir fullbokat meddela detta till kontaktperson i styrelsen (Anläggnings- eller Sektionsansvarig)
• Säkerställa att deltagarna betalar i rätt tid
• Samordnar transport, mat och boende
ii. Ansvar under aktivitet
• Vara ARKs representant under aktiviteten gentemot deltagarna och aktuellt aktivitetsställe
iii. Ansvar efter aktivitet
• Rapportera resultatet från aktiviteten till Anläggningsansvarig
Det är önskvärt att de som deltagit på en aktivitet ger återkoppling till Anläggningsansvarig rörande hur genomförandet fungerade och vilka eventuella förbättringsområden som finns.


3. Arrangemang av kurser och resor

a. Generella riktlinjer
För kurser, resor och andra gruppevenemang som ordnas för ARKs medlemmar ska följande gälla:
• Aktivitetsansvarig(a) ska finnas utsedd(a)
• Aktiviteten ska annonseras på ARKs informationskanaler
• Betalning ska ske via ARKs betalningskanaler (om ej Styrelsen gett andra direktiv). Vid betalning till researrangörer, typ HorseXplore, så ska betalning ske på det sätt som har överenskommits med aktuell researrangör
• Försäkringar ska gälla i enlighet med ARKs försäkringspolicy (i tillämpliga fall)
• Ombokning respektive avbokning av aktivitet ska följa nedanstående riktlinjer och rutiner.
Vid förhinder för ARK-resenär som är konfirmerad att delta på ARK-aktivitet ska hen i första hand erbjuda platsen till väntelistan. Finns ingen väntelista ansvarar man själv för att hitta en lämplig ersättare (ARK-medlem) som övertar platsen. Pengatransaktioner regleras direkt mellan resenärerna internt men personbytet ska meddelas till aktivitetsansvarig. Vid avbokning gäller ordinarie avbokningsregler angivna för respektive aktivitet.

b. Bokning av ARK aktivitet
Bokning av ARK-aktivitet hos etablerade anläggningar/resebyråer ska ske av Anläggningsansvarig. För nya anläggningar ska det ske av Sektionsansvarig eller av annan av styrelsen utsedd person.
Alla etablerade anläggningar kommer att få information om vilka som är Anläggningsansvariga respektive Sektionsansvariga för respektive år. För respektive aktivitet ska sedan Aktivitetsansvarig utses som är den som planerar och genomför aktuell aktivitet.
Aktiviteter bokade på annat sätt är ej att betrakta som ARK-aktiviteter och de har ej möjlighet att nyttja de försäkrings-, annonserings- och bokningsmöjligheter som gäller för ARK-aktiviteter.
Enskilda medlemmars aktiviteter får ej utges vara ARK-aktiviteter vare sig vid bokning hos anläggning eller medlemmens egen annonsering av aktiviteten.
Om medlem redan har bokat privat aktivitet och önskar överföra denna till en ARK-aktivitet ska detta ske via den Anläggningsansvarige, som vid behov stämmer av med övriga styrelsen. Om det är en helt ny anläggning som är aktuell ska kontakt tas med Sektionsansvarig som hjälper till att hantera frågan vidare. Överföring av ARK-aktivitet till privat medlemsaktivitet får endast ske i undantagsfall och kräver styrelsens godkännande.

c. Presentation av aktiviteter, Aktivitetsansvariga och Anläggningsansvariga
Vilka aktiviteter som är inplanerade och möjliga att anmäla sig till göras tillgängligt för medlemmarna via ARKs hemsida, e-post och på Facebook. Där ska sedan även framgå vem som är aktivitetsansvarig för respektive aktivitet.

d. Anmälningsregler vid anmälan till ARK-aktiviteter och ARK-evenemang
Vid anmälan till ARK-aktivitet gäller principen först till kvarn. Dock har den som inte varit på enskild ridanläggning tidigare i ARKs regi förtur till aktivitet på just denna anläggning. Eget ansvar för att påtala önskemål om förtur åligger enskild medlem. Aktivitetsansvarig för enskild aktivitet är garanterad plats för aktiviteten.
Anmälan ska ske via respektive aktivitets anmälningsfunktion på ARKs hemsida, såvida ej annat anges på hemsidan Anmälningsförsök på andra sätt än definierat är ej godtaget som anmälan.
För varje aktivitet gäller att hälften av platserna är vikta för nya besökare på aktuell anläggning om sådana finns i tillräckligt antal.
Dessutom gäller följande regler:
1. Sökande ska uppfylla respektive anläggnings krav. Bedömning sker genom självskattning via anmälningsblanketten. Om man har varit på aktuell anläggning tidigare kan kontroll komma att ske med aktuell anläggning.
2. Tilldelning sker i ordning efter tiden som anmälan gjordes (först till kvarn). Förstagångsförträde kan åberopas inom två veckor efter att en aktivitet har publicerats, om inget annat angetts. Om vikta platser ej är fyllda efter denna tid så fördelas de till övriga anmälda enligt först till kvarn-principen.

e. Erhållna volym- och ”trogen kund”-rabatter
Om/När volym- och ”trogen kund” rabatter erhålls ska dessa fördelas lika bland deltagarna på aktuell aktivitet.


4. Försäkringspolicy

Genom medlemskapet i ARK så är medlemmarna försäkrade under föreningens aktiviteter. För definition av vad som är en ARK-aktivitet, se kapitel 3a och 3b. Detaljerna för försäkringsskyddet återfinns på ARKs hemsida.

SAMARBETSPARTNERS